Privacy & Data Protection Policy

Last updated: July 2025

1. Introduction

Oxford Hongkongers CIC ("we", "us", "our") is committed to protecting your privacy and ensuring transparency about how we collect, use, and protect your personal data. This policy explains our practices in accordance with the UK Data Protection Act 2018 and UK GDPR.

2. What Data We Collect

We may collect the following types of personal data:

Contact information (name, email, phone number)
Information provided through our contact form or event registration
Membership details (if applicable)
Event attendance records
Website usage data (via analytics)

3. Why We Collect Your Data

We use your data for:

Responding to enquiries and providing support
Managing event registrations and memberships
Sending event updates and community news (with your consent)
Improving our website and services
Legal and safety purposes

4. Legal Basis

We process your data on the basis of:

Consent: When you voluntarily provide information through our forms
Contract: To fulfill membership or event registration obligations
Legitimate Interest: To improve our services and community operations

5. Who We Share Your Data With

We do not sell or rent your personal data. We may share information with:

Event hosts and venue operators (for event logistics)
Service providers who assist us (email, hosting, analytics)
Legal authorities, if required by law

6. How Long We Keep Your Data

We retain your data for as long as necessary to provide services or comply with legal obligations. Typically:

Contact enquiries: 1 year
Event registration: Duration of event + 1 year
Membership data: Duration of membership + 1 year

7. Your Rights

Under UK GDPR, you have the right to:

Access your personal data
Request correction of inaccurate data
Request deletion of your data
Withdraw consent at any time
Object to processing
Request data portability

To exercise these rights, contact us at oxford.hker@gmail.com

8. Security

We implement appropriate security measures to protect your data from unauthorized access, alteration, or loss. However, no method of transmission over the internet is 100% secure.

9. Third-Party Links

Our website contains links to external resources. We are not responsible for the privacy practices of third-party websites. Please review their privacy policies before sharing data.

10. Cookies

Our website may use cookies for analytics and functionality. You can control cookie settings in your browser.

11. Changes to This Policy

We may update this policy periodically. Significant changes will be announced on our website.

12. Contact Us

For privacy enquiries or complaints, contact:

Oxford Hongkongers CIC
Email: oxford.hker@gmail.com
Instagram: @oxford.hk

私隱政策

最後更新：2025年7月

1. 簡介

牛津香港人社區組織（「我們」、「本組織」）承諾保護您的私隱，並確保我們如何收集、使用及保護您的個人數據的透明度。本政策按照英國《2018年數據保護法》及英國GDPR的要求制定。

2. 我們收集的數據

我們可能收集以下類型的個人數據：

聯絡資訊（姓名、電郵、電話）
透過聯絡表格或活動登記提供的資訊
會員詳情（如適用）
活動出席紀錄
網站使用數據（透過分析工具）

3. 我們使用您數據的原因

我們使用您的數據用於：

回應查詢及提供支援
管理活動登記及會員資格
發送活動更新及社區消息（經您同意）
改進我們的網站及服務
法律及安全目的

4. 法律基礎

我們處理您的數據基於：

同意：當您自願透過我們的表格提供資訊時
合約：為履行會員或活動登記義務
合法利益：改進我們的服務及社區運作

5. 我們與誰分享您的數據

我們不會出售或租賃您的個人數據。我們可能與以下機構分享資訊：

活動主辦方及場地運營商（用於活動物流）
協助我們的服務提供商（電郵、託管、分析）
法律當局（如法律要求）

6. 我們保留您數據的時間

我們保留數據的時間為提供服務或遵守法律義務所需的時間。通常：

聯絡查詢：1年
活動登記：活動期間 + 1年
會員數據：會員期間 + 1年

7. 您的權利

根據英國GDPR，您有權：

查閱您的個人數據
要求更正不準確的數據
要求刪除您的數據
隨時撤回同意
反對處理
要求數據可轉移性

如要行使這些權利，請聯絡 oxford.hker@gmail.com

8. 安全

我們實施適當的安全措施以保護您的數據免受未經授權的訪問、修改或丟失。但互聯網上的任何傳輸方法都不是100%安全的。

9. 第三方連結

我們的網站包含指向外部資源的連結。我們對第三方網站的私隱做法不負責任。在分享數據前，請查看其私隱政策。

10. Cookies

我們的網站可能使用cookies進行分析和功能。您可以在瀏覽器中控制cookie設置。

11. 本政策的更改

我們可能會定期更新本政策。重大更改將在我們的網站上公佈。

12. 聯絡我們

如有私隱查詢或投訴，請聯絡：

牛津香港人社區組織
電郵：oxford.hker@gmail.com
Instagram: @oxford.hk

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